Guide de l'utilisateur

Utilisation de S-Filer Portal

Cette section décrit les opérations pouvant être effectuées par les utilisateurs. Afin de simplifier la lecture, le terme fichier sera utilisé. Il fait autant référence à un fichier qu'à un répertoire à moins d'avis contraire.

Les sections suivantes décrivent les différentes fonctions disponibles aux utilisateurs:

• Connexion comme un utilisateur invité
• Mot de passe oublié
• Mot de passe expiré
• Changement mot de passe
• Connexion comme utilisateur
• Partage de fichiers
• Comprendre les fonctions avancées
• Historique de transfert de fichiers
• Déconnexion

Connexion comme un utilisateur invité.

La section suivante explique comment vous connecter à S-Filer Portal lorsque vous avez été invité.

Vous avez reçu un courriel vous invitant à échanger des documents confidentiels. Un administrateur vous a créé un compte sur S-Filer Portal et une notification par courriel vous a été envoyée. Le courriel comprend en gras, votre identifiant, un mot de passe temporaire, un domaine ainsi qu'un lien URL qui pointe vers l'application S-Filer Portal pour vous connecter.

Dans l'exemple qui suit on remarque que msmith a reçu un courriel d'invitation comprenant son identifiant et un mot de passe temporaire.

Pour vous connecter à S-Filer Portal, vous devez vous rendre à l'adresse spécifiée dans le courriel reçu (voir exemple ci-dessus). Une page d'ouverture de session semblable à la suivante apparaitra, les couleurs et logos peuvent être différents car S-Filer Portal est complètement configurable.

Avec le domaine <Auto-detection>, vous pouvez maintenant entrer le nom que vous avez reçu dans le courriel d'invitation. Si votre nom n'est pas unique, vous recevrez un message et vous devrez spécifier le nom de domaine reçu dans le courriel dans le champ de liste déroulante domaine.

Assurez-vous de sélectionner le bon domaine dans le champ Domaine, celui indiqué en caractère gras du courriel reçu.

Dans les deux cas, vous devez entrer votre nom d'utilisateur dans notre exemple msmith et le mot de passe reçu, dans le cas présent #ka*Z4Of

Note : les noms d'utilisateurs et mots de passe sont sensibles à la casse.

Puisque ceci est votre première utilisation de S-Filer Portal, une boite de dialogue similaire à celle ici-bas s'affichera vous demandant de choisir un nouveau mot de passe.

• Mot de passe temporaire ou expiré : Entrez le mot de passe temporaire reçu dans le courriel d'invitation.
• Nouveau mot de passe: Entrez le nouveau mot de passe. Les directives de mot de passe (ex.: nombre minimum de caractères) sont déterminées par l'administrateur. Ces directives apparaitront à l'écran s'il y a tentative d'entrer un mot de passe qui ne respecte pas les normes établies.
• Confirmation: Entrez exactement le même mot de passe qui se retrouve dans le champ Nouveau mot de passe.

Cliquez sur Login pour compléter le changement de mot de passe et accéder à l'écran principal.

Si votre nouveau mot de passe ne rencontre pas la politique corporative de qualité de mot de passe, une fenêtre apparaitra vous affichant les requis de la politique.

Mot de passe oublié

Lors de vos prochaines sessions, si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez simplement sur lien Mot de passe perdu, un nouveau mot de passe temporaire vous sera envoyé par courriel. Vous pourrez alors suivre la même procédure que lors de votre première session.

• Identifiant : enter votre nom d'utilisateur.
• Adresse courriel : Entrer votre adresse courriel.
• Entrez les cinq caractères apparaissant dans l'image de droite : Entrez les informations de validation (image CAPTCHA) dans l'exemple ci-dessous, il sera ce3ec. Les informations de validation ne sont pas sensibles à la casse alors ce3ec ou CE3EC fonctionnera.

Vous pouvez également passer à un captcha audio.

Cette exigence est une protection contre toute personne utilisant des outils automatisés pour tenter de pénétrer votre système.

Cliquez sur Envoyer mot de passe pour envoyer le mot de passe. Vous recevrez votre mot de passe par courriel et vous devrez passer par les étapes décrites dans Connexion comme un utilisateur invité.

Mot de passe expiré

Les mots de passe ont une durée de vie déterminée par l'administrateur S-Filer Portal. Si vous recevez un avis que votre mot de passe est expiré, la boite de dialogue de changement de mot de passe apparaitra et vous pourrez suivre les mêmes étapes que ci-dessus.

Changement mot de passe

Une fois connecté, vous pouvez changer votre mot de passe en cliquant sur Mon profil en haut à droite dans le menu déroulant représenté par votre nom d'utilisateur.

Une boite de dialogue s'affichera contenant un bouton Changement de mot de passe en bas à droite.

Cliquez sur le bouton et la boite de dialogue de changement de mot de passe s'affichera comme plus haut. Il s'agira ensuite de suivre les mêmes étapes une fois de plus.

Vous êtes connecté

Comme utilisateur invité, vous pouvez maintenant vous rendre directement à la section Partage de fichiers

Connexion comme utilisateur

Pour vous connecter à S-Filer Portal

1. Démarrez votre fureteur.
2. Entrez l'adresse de votre instance S-Filer Portal. Cette adresse vous a été fournie par votre administrateur soit verbalement ou par envoi d'un courriel comme précédemment.
3. Sélectionnez le bon domaine d'authentification dans la boite de dialogue d'authentification.
4. Inscrivez votre identifiant et mot de passe.

S'il s'agit du domaine Microsoft AD de l'entreprise, vous devez entrer votre identifiant et mot de passe Windows.

Si la boite de dialogue offre la fonction SSO ou la fonction de s'authentifier avec un fournisseur d'identité externe (par exemple, Microsoft et Google) et que vous êtes un membre de ce domaine et non un invité, vous pouvez cliquer sur ce lien directement sans entrer votre identifiant et mot de passe.

Note

Noter que le lien mot de passe oublié n'est pas disponible pour les utilisateurs authentifiés au domaine AD ou avec un fournisseur d'identité externe. Vous ne pouvez pas changer votre mot de passe sur d'autres domaines à partir de l'application S-Filer Portal. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs invités.

Administration de votre profil

Pour modifier certains paramètres de votre profil, cliquez sur Mon profil dans le menu déroulant représenté par votre nom d'utilisateur. La boite de dialogue suivante s'affichera.

Les champs suivants peuvent être modifiés:

• Nom complet: Il s'agit généralement du vrai nom et prénom associés à votre identifiant. Ceux-ci apparaitront avec votre identifiant dans les listes de groupes et de communautés.
• Courriel: L'adresse de courriel vers laquelle S-Filer Portal envoie un avis chaque fois qu'un fichier a été téléchargé vers ou à partir du serveur ou supprimé par vous ou votre communauté (pourvu que la fonction « Notification par courriel » soit activée, ci-dessous). Ce courriel servira aussi à envoyer un nouveau mot de passe lorsque le mot de passe actuel est oublié.
• Langue: Permet de choisir la langue d'utilisation de l'interface d'utilisateur S-Filer Portal.
• Alias de la boite de réception: Permet de choisir le libellé de la boite de réception. Si ce champ est vide, le libellé « Boite de réception » sera utilisé.
• Notification par courriel: Active ou non l'envoi de notification par courriel.

Changement de mot de passe

Le lien Changer le mot de passe est disponible dans le menu déroulant représenté par votre nom d'utilisateur. Cette fonction n'est pas disponible pour les utilisateurs authentifiés par AD, par un fournisseur d'identité externe ou par SSO. Vous ne pouvez pas changer votre mot de passe sur d'autres domaines à partir de l'application S-Filer Portal. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les utilisateurs invités.

Authentification multifacteurs (AMF)

S-Filer Portal supporte l'authentification multifacteurs (AMF) en utilisant un mot de passe à usage unique basé sur le temps (TOTP, Time based One Time Password en anglais). Il existe des configurations au niveau système et au niveau des groupes d'utilisateurs pour déterminer les usagers pour qui l'AMF est forcée. Dans le cas où la configuration fait en sorte que l'AMF est optionnelle pour un utilisateur, il est quand même possible de l'activer sur une base volontaire.

Les sections suivantes décrivent comment gérer et utiliser l'AMF dans S-Filer Portal:

• Activation de l'AMF
• Fonctionnement de l'AMF
• Remplacement et révocation de l'AMF

Activation de l'AMF

Si l'AMF est forcée pour votre profil utilisateur, une fenêtre pour configurer l'AMF sera automatiquement affichée lors de votre première connexion à S-Filer Portal. Dans le cas d'une activation volontaire, vous devez utiliser le lien Authentification multifacteurs (AMF) disponible dans le menu déroulant représenté par votre nom d'utilisateur et cliquer sur le bouton Configurer AMF de la fenêtre qui apparait. Dans les deux cas, un écran semblable à celui-ci sera affiché:

Utiliser une application comme Microsoft Authenticator ou Google Authenticator pour scanner le code QR présenté à l'écran et ensuite saisir dans le champ Code AMF le code affiché dans l'application.

Fonctionnement de l'AMF

À partir du moment où l'AMF est activée dans votre profil utilisateur, l'écran suivant sera affiché lors de chaque connexion à S-Filer Portal:

Saisir dans le champ Code d'authentification le code affiché dans l'application.

Pour ne pas avoir à fournir le code lors de chaque connexion à S-Filer Portal, il est possible de sauter cette étape après l'avoir fait une première fois avec succès. Il suffit de cocher l'option Sauter cette étape à l'avenir sur cet appareil avant de soumettre le code. Cette option ne devrait être utilisée que sur un appareil de confiance (par exemple, un ordinateur ou un téléphone vous appartenant). Il est important de noter qu'après un certain temps (configuration système dont la valeur par défaut est 7 jours), vous devrez de nouveau entrer le code d'authentification (vous pourrez alors cocher de nouveau l'option pour sauter cette étape pendant une autre période de temps).

Il existe certaines exceptions qui feront en sorte que le code d'authentification ne sera pas demandé, même si l'AMF est activée dans votre profil utilisateur:

• L'authentification est faite en utilisant une clé SSH. Cette méthode d'authentification n'est pas possible par l'interface web mais peut être utilisée pour faire une opération (par exemple, un transfert de fichier) avec le protocole SSH.
• L'authentification est faite en utilisant un jeton d'accès (voir la section Jetons d'accès).
• L'authentification est faite auprès d'un fournisseur d'identité externe et la réponse retournée indique que l'AMF a été fournie. Par exemple, vous faites partie d'un domaine Microsoft AzureAD et vous voulez vous authentifier dans S-Filer Portal. En utilisant le bouton correspondant sur la page de connexion de S-Filer Portal, vous serez redirigé vers la page d'authentification de Microsoft. Dans ce système, l'AMF est activée pour votre profil utilisateur et vous devrez donc fournir un deuxième facteur pour vous authentifier. La réponse retournée par Microsoft indiquera à S-Filer Portal que vous vous êtes authentifié avec l'AMF. Dans ce cas, S-Filer Portal ne vous demandera pas l'AMF.

Remplacement et révocation de l'AMF

Lorsque l'AMF est activée pour votre profil utilisateur et que vous utilisez le lien Authentification multifacteurs (AMF) disponible dans le menu déroulant représenté par votre nom d'utilisateur, l'écran suivant vous sera présenté:

Par mesure de sécurité, il peut parfois être utile de remplacer la configuration AMF par une nouvelle. Ceci peut être fait en cliquant sur le bouton Remplacer. Si vous ne voulez plus utiliser l'AMF pour votre profil utilisateur, vous pouvez le désactiver en cliquant sur le bouton Révoquer.

Note

Si la configuration fait en sorte que l'AMF est forcée pour votre profil utilisateur, le bouton Révoquer ne sera pas présent dans l'écran. Dans ce cas, la seule possibilité est de le remplacer puisqu'il n'est pas permis de le désactiver.

Jetons d'accès

Un jeton d'accès est représenté par une chaine de caractères et agit comme un mot de passe pour permettre à un utilisateur de s'authentifier dans S-Filer Portal. Il y a cependant certains comportements qui le distinguent d'un mot de passe. D'abord, le jeton d'accès est valide à partir du moment où il est créé jusqu'au moment où il est supprimé (il n'y a pas de règle pour obliger un utilisateur à le changer). De plus, l'utilisation d'un jeton d'accès a pour effet de ne pas obliger l'utilisateur à fournir un deuxième facteur lors de l'authentification, même si l'authentification multifacteurs est obligatoire et/ou est configurée pour cet utilisateur. Bien qu'il puisse être utilisé comme un mot de passe dans la page d'authentification de l'interface web de S-Filer Portal, les jetons d'accès sont principalement utilisés dans un processus automatisé. En effet, il est difficile pour un tel processus de fournir un deuxième facteur lors de l'authentification et il est souhaitable de ne pas devoir modifier le processus à cause d'un changement de mot de passe. Le jeton d'accès vient donc régler ces deux problèmes.

Pour gérer vos jetons d'accès, vous devez utiliser le lien Jetons d'accès disponible dans le menu déroulant représenté par votre nom d'utilisateur. Dans cet écran, vous pouvez visualiser les jetons existants, les supprimer individuellement (en cliquant sur l'icône de la poubelle à côté de chacun) ou les supprimer tous (en cliquant sur le bouton - Supprimer tout). Pour créer un nouveau jeton d'accès, vous devez cliquer sur le bouton + Ajouter, entrer un nom et cliquer sur le bouton Créer jeton d'accès. La chaîne de caractères représentant le jeton d'accès sera alors affichée:

Note

Prendre en note le jeton d'accès immédiatement après l'avoir créé car c'est le seul moment où il est possible de le visualiser.

Partage de fichiers

S-Filer Portal permet de partager des fichiers en toute sécurité entre tous les membres d'une communauté, d'un espace de partage ou dans certains cas directement à quelqu'un comme une opération ponctuelle.

Comprendre l'écran principal

Une fois la session ouverte, voici la page principale:

Cette boite de dialogue comprend sept sections identifiées par les chiffres en rouge :

• Section 1 : Permet de faire une recherche de communauté ou d'espace partagé, très utile lorsqu'il y a énormément de ceux-ci et qu'ils ne s'affichent pas tous dans la section 2.
• Section 2: Affiche les différents endroits où peuvent se retrouver les fichiers partagés. Fichiers reçus et Fichiers envoyés contenant les fichiers que vous avez envoyés et les fichiers que vous avez reçus. La boite de réception contient les fichiers propres à l'utilisateur. Ensuite s'affichent les communautés dont l'utilisateur est membre, suivi des espaces de partage existants. Le dernier icône est utilisé pour créer un nouvel espace de partage.
• Section 3: Affiche les différents fichiers et dossiers disponibles. Un simple clic sur un fichier et il sera possible de recevoir ce fichier sur l'ordinateur, si les permissions sont respectées. Selon les permissions, il est possible d'utiliser le bouton Effacer afin de détruire les fichiers ou dossiers non désirés sur le système.
• Section 4: Contient un bouton pour chaque action applicable aux fichiers ou dossiers sélectionnés dans la section 3. De plus, elle contient un champ recherche « bouton avec un icône de loupe » qui permet d'appliquer un filtre sur le contenu de la section 3. Le filtre s'applique sur les colonnes Envoyé par et Dossiers et fichiers.
• Section 5: Permet de voir et mettre à jour votre profil d'utilisateur, changer la langue d'affichage, changer votre mot de passe, produire des rapports ou terminer votre session.
• Section 6: Affiche les dernières actions exécutées ainsi que leurs statuts. Cette section est réinitialisée au démarrage de chaque session. De plus les actions les plus anciennes seront ignorées si l'espace s'avère insuffisant.

Comprendre l'arborescence à gauche

Selon la configuration de l'installation et selon vos droits et paramètres d'utilisateur, vous pourrez voir plus ou moins d'objets dans cette section.

• Administration : Si vous êtes un utilisateur avec certains droits d'administration vous pourrez dans cette section gérer des communautés, espaces de partage ou groupes d'utilisateurs. Voir plus loin dans ce manuel pour les détails de cette gestion.
• Fichiers reçus : Dans les Fichiers reçus, vous avez une liste détaillée de tous les fichiers qui vous sont envoyés
• Fichiers envoyés : Dans les Fichiers envoyés vous avez une liste détaillée de tous les fichiers que vous avez envoyés
• Boite de réception : C'est ici que les transferts entrant vous seront envoyés si le fichier qui vous a été envoyé, était destiné qu'à vous et non à une communauté ou espace de partage.
• Communauté: Les items précédés de cet icône sont des communautés dont vous êtes membres et qui permettent de partager des fichiers entre membres uniquement. Les communautés sont créées par des utilisateurs ayant des droits administratifs. Dans l'exemple ci haut, on voit « Marketing ».
• Partage: Cet icône n'est disponible que si votre administrateur permet les espaces de partage. En cliquant sur l'icône , vous pouvez en tant qu'utilisateur, créer des espaces de partage en invitant des destinataires de votre choix. Une fois créés, ces espaces de partage apparaissent entre les communautés dont vous êtes membre et l'icône de création d'un espace de partage, dans l'exemple ci haut on peut voir DossiersProjetMigration.

Tous ces contenants offrent, une fois sélectionnés, les mêmes possibilités de transferts via les boutons de la section 4.

Comprendre Fichiers reçus

Les fichiers reçus donne une vue détaillée de tous les fichiers disponibles pour les téléchargements. Vous pouvez simplement cliquer sur le fichier et démarrer le téléchargement ou vous pouvez cliquer sur la Communauté / dossier pour aller directement là où se trouve le fichier.

Comprendre Fichiers envoyés

Les fichiers envoyés donne une vue détaillée de tous les fichiers que vous avez envoyes. Vous pouvez simplement cliquer sur le fichier et démarrer le téléchargement ou vous pouvez cliquer sur la Communauté / dossier pour aller directement là où se trouve le fichier.

Comprendre les fonctions avancées

À l'extrême droite de chaque fichier dans la fenêtre, on remarque des icônes de fonctions avancées disponibles selon les options configurées par l'administrateur.

• Renommer: Permet de renommer ce fichier.
• Durée de vie : Cette icône affiche la durée de vie ou nombre de téléchargements possibles de ce fichier.
• Versions : Celles-ci indiquent que le fichier contient plus d'une version. La possibilité de maintenir plusieurs versions du même fichier est une option qui doit être activée dans les propriétés de la communauté par l'administrateur des espaces de partage. En cliquant sur cette icône une nouvelle fenêtre apparaitra offrant les différentes versions disponibles. Vous pourrez alors choisir la version désirée. Si vous ne sélectionnez pas de version spécifique, la dernière sera téléchargée.

Comprendre les boutons d'actions

Les différents boutons de la section 4 permettent d'agir sur les fichiers et dossiers sélectionnés dans la section 3 si les permissions sont respectées.

Il se peut que certaines actions ne vous soient pas accessibles ou disponibles, dans ce cas, le ou les boutons correspondants ne seront pas affichés.

TÉLÉCHARGEMENT

S-Filer offre 2 options de téléchargements

Télécharger

Permet de télécharger (recevoir) le ou les fichiers sélectionnés plus bas. Comme expliqué au début de la section, la possibilité de télécharger plus d'un fichier n'est disponible qu'en mode de transfert par APPLET.

Télécharger Tout

Permet de télécharger tous les fichiers sans devoir les sélectionner individuellement. Simplement cliquez le bouton « Télécharger Tout ».

Il est possible d'ouvrir immédiatement le fichier, de sauvegarder le fichier sur l'ordinateur ou bien d'annuler le transfert.

Comme c'est le fureteur qui gère le transfert, il n'est pas possible de connaître la progression de celui-ci. Aussi, aucun mécanisme de relève n'est disponible si le transfert est interrompu. Ce type de transfert n'est donc pas recommandé pour des fichiers de grande taille.

TÉLÉVERSEMENT OU ENVOIS

Pour l'envoi de fichiers ou répertoires, 4 options s'offrent à vous. Ces 4 options sont offertes autant en mode APPLET que HTTPS sous réserve du nombre de fichiers à transférer.

Téléverser

Permet d'envoyer un ou des fichiers à tous les membres de la communauté ou espace de partage sélectionné. Une fois que vous aurez cliqué, une première fenêtre apparaitra offrant d'ajouter un message qui sera envoyé dans la notification aux membres. Si vous laissez la boite vide, la notification courriel qui sera envoyée ne contiendra aucun texte spécifique.

Ensuite une deuxième fenêtre permettra de sélectionner les fichiers ou dossiers à envoyer. Ces fichiers seront téléversés à tous les membres de la communauté sélectionnée et indiquée juste au-dessus des boutons d'actions. Il se peut que votre administrateur ait configuré une communauté par défaut, dans ce cas, lors de votre authentification, vous serez immédiatement dans celle-ci.

Envoyer

Permet d'envoyer un ou des fichiers à certains membres de la communauté ou espace de partage sélectionné. Ces fichiers seront déposés dans la boite de réception de chacun et non dans la communauté ou l'espace de partage. En plus des champs de sélection de fichiers à envoyer et de message, vous pourrez sélectionner les membres spécifiques à qui envoyer les fichiers. Seulement ces derniers recevront une notification.

@Envoyer

Permet d'envoyer directement un ou des fichiers à une ou des personnes qui ne sont pas membres de communautés ou espaces partagés. En plus des champs de sélection de fichiers et de message, vous pouvez entrer la ou les adresses courriel désirées ainsi que la langue désirée pour la notification.

De plus, il est possible de protéger le fichier envoyé par un mot de passe. La personne voulant recevoir le fichier via le lien reçu par courriel devra entrer ce mot de passe afin d'amorcer le transfert.

Bien entendu, ce mot de passe ne sera pas inclus dans le courriel. Le mot de passe doit être communiqué à la personne destinataire par le biais d'un autre canal. Les options de durée de vie sont aussi accessibles.

Dans ce mode, une fois le fichier reçu, celui-ci sera effacé et ne pourra plus être transféré de nouveau sauf si les propriétés de durée de vie sont changées pour permette au fichier d'avoir une durée de vie plus longue ou un plus grand nombre de transferts. Un processus interne efface les fichiers non transférés après un laps de temps configurable par l'administrateur du système. Si l'adresse de courriel spécifiée n'est pas valide, un courriel sera envoyé indiquant que l'adresse n'est pas valide et le fichier sera automatiquement effacé du serveur.

Téléversement en mode "glisser-déposer"

Vous pouvez utiliser la fonction "glisser-déposer" si vous utilisez un fureteur supportant le protocole HTML5.

Démarrez votre fureteur, sélectionnez les fichiers désirés et les glisser dans une communauté ou espace de partage.

Un indicateur vert vous indique le progrès de l'opération.

Options avancées des envois

Pour les envois, la fenêtre offrira les boutons suivants :

• Options avancées : Permet de choisir la durée de vie des fichiers envoyés.
• Envoyer : Déclenchera l'envoi. Vous pourrez ensuite suivre l'avancement du transfert.
• Annuler : Permet d'annuler la commande.

Sélectionnez l'option de durée de vie désirée selon le contexte. Le premier choix réfère au paramètre configuré par l'administrateur.

Une fois le fichier transféré, l'utilisateur peut modifier les paramètres de durée de vie en cliquant sur l'icône affichée à l'extrême droite du fichier.

Téléversement en mode HTTPS

Pour sélectionner un fichier, il faut cliquer sur le bouton « Browse.../Parcourir... », puis sélectionner le fichier sur le poste de travail :

Sélectionnez un fichier et cliquez « Ouvrir ». Lancez le transfert, en cliquant sur le bouton « Envoyer ». Comme ce transfert est pris en charge par le fureteur, veuillez suivre les instructions affichées par celui-ci.

Le texte « Transfert en cours... » est affiché dans l'écran. Ne pas quitter ou rafraîchir la page pendant la progression du transfert. Ceci est indiqué dans la barre de statut jaune au haut de la page. Une fois le transfert terminé, la barre jaune disparaîtra et un message s'ajoutera en bas à gauche dans la boite de message :

Suppression des fichiers transférés

Il est possible de supprimer des fichiers du serveur si le bouton de suppression est disponible. Ce bouton ne sera pas présenté si l'utilisateur n'a pas les droits de supprimer un fichier. Par exemple, les fichiers appartenant à une communauté ne peuvent être effacés que par les administrateurs de cette communauté.

Pour supprimer un fichier, il suffit de cocher la case à la gauche du nom du fichier puis de cliquer sur le bouton Suprimmer. La case en en-tête, à gauche de Dossiers et fichier, permet de sélectionner ou désélectionner tous les fichiers en un seul clic.

Ajouter un dossier

Permet de créer un sous-répertoire dans cette communauté ou cet espace partagé.

Déplacer

Permet de déplacer des fichiers ou dossiers d'une communauté ou espace partagé à un autre ou à un sous-répertoire.

Rapport d'audit des transferts

La page « Rapport d'audit des transferts » permet de générer des rapports de transferts effectués vers et à partir du serveur. Il indique les événements de transferts de fichiers (téléversement, téléchargement, suppression) ainsi que les noms de fichiers, leur taille, date, heure et état qui leur sont attribués.

Cliquez sur le bouton « Rapport des audits » pour pouvoir générer ces rapports:

• Date de début: Ceci est la date de départ du rapport. Par défaut il s'agit de la première date du mois courant.
• Date de fin : Ceci est la date de fin du rapport. Par défaut il s'agit de la dernière date du mois courant.
• Types d'action: Sélectionnez les données qui seront incluses dans le rapport. Il est possible de voir les envois réussis, les réceptions réussies ainsi que les fichiers qui ont été supprimés.
• Types de rapport: Il est possible de générer le rapport dans deux formats :
  • Format PDF
  • Format CSV: Le format CSV permet par exemple d'importer le rapport dans le logiciel Microsoft Excel.

Déconnexion

Pour fermer la session à partir de n'importe quelle page Web S-Filer Portal, cliquez simplement sur le texte « Quitter » qui se trouve en haut à la droite de l'écran

Afin d'assurer la sécurité des fichiers, il est recommandé de fermer la session chaque fois que le poste est laissé sans surveillance. Cependant, S-Filer Portal fermera la session automatiquement si elle n'est pas utilisée durant une période de temps déterminée par l'administrateur.

À noter : Il est important de NE PAS quitter la session en utilisant le bouton « X » en haut de la fenêtre car les actions effectuées durant la session ne seront pas prises en compte.

Espaces de partage

Un espace de partage est une variante d'une communauté. Un espace de partage peut être créé par un utilisateur et administrer par celui-ci. Alors qu'une communauté ne peut qu'être créée par l'administrateur principal.

Voir aussi

Référez-vous à la documentation de la configuration de l'interface utilisateur pour activer la fonctionnalité d'espaces de partage

• Interface web de S-Filer Portal

Création d'un espace de partage

Il est possible de créer une espace de partage à partir de l'interface utilisateur en cliquant sur le lien dans l'arbre de navigation nommé Créer un espace de partage

Voici les champs disponibles pour la création de votre espace de partage :

1. Nom : Vous devez donner un nom à votre espace de partage. Ce champ est obligatoire.
2. Date d'expiration : Vous pouvez déterminer une date d'expiration pour ce partage. Une fois cette date atteinte, le partage sera automatiquement supprimé, ainsi que tous les fichiers qui y sont associés.
3. Modèle : Vous avez la possibilité de choisir un modèle de partage prédéfini. Ce choix vous permet de bénéficier des configurations pré-déterminées par l'administrateur pour votre espace de partage.

Voir aussi

Référez-vous à la documentation de la configuration d'un modèle pour pouvoir choisir un modèle dans l'écran de création d'une espace partagé.

• Utilisation des modèles.

Cliquer sur Sauvegarder pour créer l'espace de partage.

Ajouter des membres à l'espace de partage

Cliquer sur l'espace de partage souhaité dans l'arborescence de navigation. L'espace portera le nom que vous avez choisi dans la section précédente. Dans la fenêtre qui s'ouvre à droite, cliquer sur le bouton Paramètres du partage

Pour ajouter des membres, veuillez utiliser la section Entrer les adresses courriels des personnes avec lesquelles vous désirez partager des fichiers (séparées par des virgules).

Vous pouvez entrer des adresses courriel qui ne sont pas encore présentes dans le référentiel de données de S-Filer Portal en suivant ces étapes :

1. Saisissez l'adresse courriel complète.
2. Appuyer sur [ENTRER] sur votre clavier.
3. L'adresse sera maintenant affichée dans une boite grise dans le champ.

Vous pouvez également choisir des utilisateurs existants en suivant ces étapes :

1. Dans la boite de recherche, saisir le nom de la personne que vous recherchez.
2. Les utilisateurs correspondants à votre recherche s'afficheront.
3. Cliquer sur le nom de la personne souhaitée.
4. La personne sera ajoutée dans une boite grise dans le champ.

Une fois que les personnes sont dans la boite

1. Cliquer sur + Ajouter
2. Une nouvelle fenêtre s'ouvre pour déterminer certaines configurations. Dans l'exemple ci-dessus, "jacques.drolet@thatcompany.com" est un nouvel utilisateur qui sera créé au cours de ce processus. L'utilisateur "afortin" existe déjà dans le référentiel S-Filer Portal et sera ajouté à cet espace partagé.
3. À partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier l'identifiant, le nom complet, l'adresse courriel, la langue et le rôle de l'utilisateur. Vous pouvez également ajouter un message qui sera envoyé aux nouveaux utilisateurs créés automatiquement lors de ce processus d'ajout de membres.
4. Cliquer sur Confirmer l'ajout pour ajouter les utilisateurs.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, vous pourrez voir les utilisateurs en tant que membres de l'espace partagé.

Actions supplémentaires

En bas de l'écran Paramètres de partage, il est possible de développer les zones Plus de paramètres, Propriété et Supprimer.

Plus de paramètres

Cette section fournit un lien vers l'écran de gestion de la communauté. Un espace partagé est à la base une communauté de partage. Il est donc possible de modifier les configurations avancées d'un espace partagé via l'écran de sa communauté.

Voir aussi

• Administration déléguée
• Administration des groupes d'utilisateurs
• Administration des communautés

Propriété

Cette section vous permet de devenir propriétaire de l'espace de partage. Pour pouvoir avoir accès à cette action, il est nécessaire d'avoir accès à l'écran de Paramètres du partage, ce qui implique qu'il faut en être un administrateur.

Voir aussi

• Assigner/Enlever des utilisateurs à cette communauté pour voir comment assigner un utilisateur en tant qu'administrateur d'une communauté.

Supprimer

Cette section vous permet de supprimer définitivement un espace de partage.

Attention

Une fois cette opération effectuée, elle ne pourra pas être annulée. Il est important de noter que la suppression de l'espace de partage entraînera également la suppression de tous les fichiers associés.

Administration déléguée

Un administrateur S-Filer Portal peut, s'il le désire déléguer certaines responsabilités d'administration à des utilisateurs standards. Il est donc possible que certains utilisateurs puissent via l'interface Web administrer certains groupes ou certaines communautés. Cette section explique comment un utilisateur standard peut administrer une partie du système S-Filer Portal.

La section suivante adresse les fonctions de gestion de S-Filer Portal

• Concepts d'administration
• Notification de transfert de fichiers
• Administration des groupes d'utilisateurs
• Administration des communautés

Concepts d'administration

L'administration de S-Filer Portal est basée sur deux niveaux d'administration.

L'administrateur principal : Seulement l'administrateur principal peut créer des groupes et des communautés.

Utilisateurs de S-Filer Portal: Utilisent S-Filer Portal pour transférer des fichiers interactivement. Les utilisateurs appartiennent à un ou plusieurs groupes de façon permanente. Ces groupes peuvent être basés sur des divisons administratives permanentes d'une société comme les finances, les ressources humaines, etc. Les utilisateurs peuvent aussi être membres de communautés. Ces communautés peuvent être basées sur des besoins commerciaux comme des projets individuels ou des comités.

Les utilisateurs S-Filer Portal peuvent obtenir des privilèges administratifs :

Administrateur du groupe : En tant qu'administrateur du groupe, un utilisateur peut gérer les inscriptions ainsi que les options et permissions assignées au groupe.

Administrateur de la communauté : En tant qu'administrateur de la communauté, un utilisateur peut inviter des utilisateurs de différents groupes à devenir membres de la communauté. Un utilisateur peut appartenir à aucune, une ou plusieurs communautés. Un ou plusieurs administrateurs peuvent gérer une communauté.

Groupes d'utilisateurs

Un groupe d'utilisateurs est un regroupement d'utilisateurs auxquels on octroie certains droits sur le système S-Filer Portal. Quatre options peuvent être configurées pour chaque groupe.

1. Permission d'envoyer des fichiers : Si cette option est disponible pour le groupe, il sera possible aux membres de ce groupe d'envoyer des fichiers, autrement l'envoi de fichier ne sera pas permis.

2. Permission de recevoir des fichiers : Si cette option est disponible pour le groupe, il sera possible aux membres de ce groupe de recevoir des fichiers, autrement la réception des fichiers ne sera pas permise.

3. Envoi rapide permis : Si cette option est disponible pour le groupe, il sera possible aux membres de ce groupe d'envoyer des fichiers vers une adresse de courriel. Même si cette option est choisie, il se peut que l'administrateur ait désactivé cette option.

4. Adresses IP restreintes : Une liste d'adresses IP en format XXX.XXX.XXX.XXX peut être fournie. Cette liste restreint les adresses IP qui peuvent interagir avec le système S-Filer Portal. Par exemple, un masque du type 192.*.*.* permet à tous les utilisateurs ayant une adresse IP commençant par 192 d'interagir avec le système, un utilisateur voulant accéder au serveur S-Filer Portal depuis une autre adresse se verra refuser l'accès.

   Un utilisateur peut faire partie de 0 à n groupes. S'il ne fait pas partie d'un groupe, il ne pourra pas envoyer ni recevoir de fichiers. Si l'utilisateur fait partie d'un groupe, il aura les droits octroyés à ce groupe. S'il est membre de plusieurs groupes, ces droits peuvent être inclusifs ou exclusifs selon la configuration du système. Par exemple, si un utilisateur est membre de deux groupes dont l'un permet la réception de fichier et que le second ne le permet pas, alors il est possible qu'il ne puisse pas recevoir de fichier. Il est possible de modifier les règles via la configuration du serveur S-Filer Portal, pour ce faire, contacter l'administrateur.

Communautés

Une communauté est un ensemble d'utilisateurs qui peuvent s'échanger des documents entre eux. Lors de la création d'une communauté, il faut assigner à celle-ci un ou plusieurs groupes. Les membres de ces groupes sont donc sujets à être membres de la communauté, mais ne le sont pas automatiquement. Une fois la communauté créée, il faut choisir parmi les utilisateurs disponibles, lesquels feront partie de la communauté.

Notification de transfert de fichiers

S-Filer Portal peut être configuré pour envoyer automatiquement des notifications par courriel lorsqu'un membre de la communauté téléverse, télécharge ou supprime un fichier.

Activer les notifications par courriel

Pour qu'un membre d'une communauté puisse recevoir des notifications par courriel, l'option doit être activée autant dans la communauté que dans le profil de l'utilisateur.

Comprendre les notifications par courriel

Une fois que les notifications par courriel sont activées, S-Filer Portal envoie une notification par courriel dépendamment des règles résumées dans le tableau ici-bas.

Action	Cible	Notification
Téléverser à	Dossier de la communauté	Tous les membres de la communauté
	Un ou plusieurs membres de la communauté	Les membres de la communauté qui ont reçu le fichier
	« Mes documents » du poste de travail	Aucune
Télécharger de	Adresse courriel Dossier de la communauté	Destinataire Le membre de la communauté qui a téléversé le fichier
	« Mes documents » où un autre membre à téléversé le fichier	Le membre de la communauté qui a téléversé le fichier
	« Mes documents » où le membre à téléversé le fichier	Aucune
Supprimer de	Dossier de la communauté (seulement l'administrateur la communauté peut faire cette action)	Tous les membres de la communauté
	« Mes documents » où un autre membre à téléversé le fichier cette	Le membre de la communauté qui a téléversé le fichier
	« Mes documents » où le membre à téléversé le fichier	Aucune

Administration des groupes d'utilisateurs

Il est possible qu'un utilisateur ait les droits d'administration sur un groupe d'utilisateurs dont il fait partie. Ce privilège peut lui être octroyé par l'administrateur général du système ou par un autre administrateur de ce groupe d'utilisateurs. Lorsque la fonction « Administration » est présente dans le menu de la page principale et que l'option « Groupes d'utilisateurs » y est disponible, alors l'utilisateur a le droit d'administrer le groupe :

Cliquez sur cette option pour voir la liste des groupes que vous pouvez administrer.

Pour les administrateurs délégués, trois options sont offertes :

1. Modifier les caractéristiques du groupe
2. Ajouter un nouvel utilisateur à ce groupe
3. Assigner des utilisateurs de ce groupe

Modifier les caractéristiques du groupe

En cliquant sur le nom du groupe dans la liste, le panneau spécifiant les caractéristiques propres à ce groupe s'affichera :

Les options modifiables sont les suivantes:

• Nom : Le nom du groupe
• Description : Description du groupe
• Permission de recevoir des fichiers : Permet ou non aux utilisateurs du groupe de recevoir des fichiers
• Thème : Les membres de ce groupe utiliseront ce thème (aspect visuel) pour les notifications par courrier électronique et dans l'interface Web.
• Permission de recevoir des fichiers : Permet ou non aux utilisateurs du groupe de recevoir des fichiers
• Permission d'envoyer des fichiers : Permet ou non aux utilisateurs du groupe d'envoyer des fichiers
• Politique de mot de passe: Au niveau du groupe, vous pouvez assigne une politique de mot de passe à utiliser avec Envoi de fichiers vers une adresse courriel permis. Cela fera le mot de passe obligatoire, si aucune politique de mot de passe vous es assigné vous êtes en mesure de Faire un Envois de fichiers vers une adresse courriel permis sans mot de passe.
• Envoi rapide permis : Permet ou non aux utilisateurs du groupe d'envoyer des fichiers vers une adresse de courriel
• Politique de mot de passe pour envois rapide : Au niveau du groupe, vous pouvez attribuer une politique de mot de passe pour le groupe. Si aucune politique de mot de passe de groupe est spécifie on utilise par défaut celle du système.
• Adresses IP restreintes : La liste des adresses IP d'où les utilisateurs membres du groupe peuvent se connecter. Une liste vide n'impose aucune restriction sur les adresses. L'utilisation d'un astérisque est possible dans chacune des cases spécifiant n'importe quelle adresse : Ex : 192.168.*.* = Les membres du groupe peuvent se connecter si leur adresse IP commence par 192.168

Ajouter un nouvel utilisateur au groupe

L'ajout d'un utilisateur interne peut être effectué par un administrateur délégué. Un administrateur délégué par contre n'a pas le privilège de modifier ou d'effacer un utilisateur qu'il vient de créer. Il est donc important de prendre soin de bien saisir l'information. Un nouvel utilisateur créé par un administrateur délégué sera automatiquement membre du groupe pour lequel il est créé. Les champs à compléter sont les suivants :

• Identifiant : Le nom utilisé lors de l'authentification
• Nom complet : Le nom complet de l'utilisateur
• Courriel : L'adresse courriel de l'utilisateur. Le mot de passe temporaire lui sera envoyé à cette adresse.
• Langue : La langue d'usage du nouvel utilisateur.
• Rôle: Affiche le rôle. En tant qu'administrateur de groupe, vous ne pouvez changer le rôle d'un utilisateur.
• Date d'expiration: Ce champ vous permet d'assigner une date d'expiration pour ce compte. Si laisser vide, le système assignera automatiquement 60 jours à la première date d'authentification par l'utilisateur.
• Compte verrouillé: Si la case «Compte verrouillé» est cochée, c'est que l'utilisateur a épuisé ses tentatives d'authentification. En tant qu'administrateur, vous pouvez cocher cette case pour empêcher un utilisateur de s'authentifier.
• Communauté par défaut: Sélectionnez la communauté qui sera affichée par défaut lors de l'entrée dans S-Filer Portal. Si laissé vide, le répertoire « boite de réception » sera utilisé.
• Alias de la boite de réception : Il est possible de créer un alias pour la boite de réception personnelle de l'utilisateur. Ce nom sera utilisé à la place du libellé « Boite de réception » sur la page principale.
• Identifiant de référence: Un champ libre d'usage.
• Quota d'utilisateur (en MO) : Ce paramètre permet de limiter la taille des espaces de partage créés par cet utilisateur.
• Empêcher l'utilisateur de modifier son profil : Sélectionnez si vous permettez à l'utilisateur de modifier son profil. Si coché, l'utilisateur pourra voir son profil mais ne pourra le modifier.
• Permission de téléverser dans sa boite de réception: Ce paramètre permet de limiter la taille de la boite de réception pour éviter par exemple qu'un utilisateur utilise S-Filer Portal pour stocker et transférer ses photos.
• Permettre les notifications par courriel : Active ou non les avis par courriel pour cet utilisateur. La notification est utilisée par exemple lorsqu'un nouveau fichier est disponible pour cet utilisateur.
• Nouveau mot de passe/Confirmation du mot de passe : Cette option permet de changer le mot de passe de l'utilisateur
• Compte de service: Cette option est utilisée pour les utilisateurs effectuant des tâches automatisées pour lesquelles nous ne voulons pas avoir à changer de mot de passe ou à fournir une authentification multi-facteurs (AMF) dans un script. Le CLI (Command-Line-Interface) contient une fonction pour générer des mots de passe chiffrés à utiliser dans des scripts.
• Empêcher l'utilisateur de modifier son mot de passe: Si cette fonction est sélectionnée, l'utilisateur ne pourra pas changer son mot de passe.
• Exiger le changement du mot de passe à la prochaine ouverture de session: Si cette option est sélectionnée, l'utilisateur devra choisir un nouveau mot de passe à sa prochaine authentification.
• Clé SSH: Contient la clé d'authentification SSH utilisée lors de transferts en SFTP. Lorsqu'utilisé, aucun mot de passe ne sera requis.

Assigner/Enlever des utilisateurs de ce groupe

La dernière tâche que peut effectuer un administrateur de groupe délégué est d'ajouter des utilisateurs à ce groupe.

• Utilisez le bouton + Ajouter (1) sous la boite pour choisir et ajouter un utilisateur au groupe.
• Utilisez le bouton - Retirer (2) sous la boite pour enlever l'utilisateur sélectionné à gauche. Il est aussi possible de donner les droits administratifs à un utilisateur en cochant la case correspondante. Cependant, un administrateur ne peut s'enlever lui-même de la liste des administrateurs sélectionnés. Seul un administrateur principal peut enlever des membres du groupe.

Voir ou modifier un utilisateur d'un groupe.

En tant qu'administrateur délégué d'un groupe d'utilisateur, vous pouvez voir et modifier un utilisateur membre de votre groupe.

Simplement cliquez sur l'utilisateur sélectionné pour ouvrir son profil.

Administration des communautés

Un utilisateur peut obtenir les droits d'administration sur une communauté dont il fait partie. Ce privilège peut être octroyé par l'administrateur général du système ou par un autre administrateur de cette communauté. Lorsque qu'un utilisateur est administrateur d'une communauté, sa page principale ressemble à la suivante :

Cliquez sur Communautés pour voir la liste des communautés que vous pouvez administrer.

Pour les administrateurs délégués, trois options sont offertes :

1. Modifier les propriétés de la communauté
2. Générer des rapports au sujet des transferts relatifs à la communauté
3. Assigner et enlever des utilisateurs à la communauté

Modifier des paramètres de la communauté

En cliquant sur le nom de la communauté dans la liste, il est possible d'accéder au panneau spécifiant les caractéristiques propres à cette communauté :

Les options modifiables sont les suivantes:

• Nom : Nom de la communauté
• Description : Description de la communauté
• Profil de sécurité : Type de chiffrage utilisé lors de transferts
• Compression : Type de compression utilisé lors de transferts
• Notification par courriel : Type de notifications utilisé par cette communauté
• Option de transfert : Permet de restreindre l'envoi de fichier seulement à tous les membres de la communauté. Il ne sera pas possible d'envoyer un fichier à seulement quelques utilisateurs de la communauté.
• Collaboration: Permet de sélectionner si on permet de conserver plusieurs versions du même document ou si il y aura simplement écrasement.
• Quota: Permet de restreindre la quantité totale de Mo permise pour cette communauté.
• Taille maximale des fichiers: Permet de restreindre la taille maximale des fichiers.
• Durée de vie des fichiers: Permet de choisir la durée de vie par défaut des fichiers de cette communauté. La durée de vie peut être définie en date de fin, en heures, nombre de téléchargement. Une fois la limite atteinte, le fichier sera effacé et une notification sera envoyée.
• Durée de vie de la communauté: Sélectionnez une date de fin pour la communauté. Lorsque cette date sera atteinte, la communauté sera supprimée.
• Période d'inactivité: Sélectionnez une période de temps d'inactivité pour la communauté. Lorsque cette période de temps sera atteinte, la communauté sera supprimée.

Générer des rapports

La page « Rapport sur l'audit des transferts d'une communauté » permet de générer des rapports concernant les actions effectuées par les membres de la communauté par rapport à celle-ci. Il indique les événements de transferts de fichiers ainsi que les noms de fichiers, leur taille, date, heure et état qui leur sont attribués.

Cliquez sur le bouton « Télécharger le rapport » pour pouvoir générer un rapport (Ce bouton est présent à la fin de chaque ligne de communauté) :

• Date de début: Ceci est la date de départ du rapport. Par défaut il s'agit de la première date du mois courant.
• Date de fin : Ceci est la date de fin du rapport. Par défaut il s'agit de la dernière date du mois courant.
• Types d'action: Sélectionnez les données qui seront incluses dans le rapport. Il est possible de sélectionner les envois réussis, les téléchargements réussis, les fichiers supprimés ainsi que les types d'actions avancées afin d'obtenir une liste complète des types d'action.
• Type de rapport: Il est possible de générer le rapport dans deux formats, soit en format « PDF » ou en format « CSV ». Le format « CSV » permet par exemple d'importer le rapport dans le logiciel Microsoft Excel.

Assigner/Enlever des utilisateurs à cette communauté

La dernière tâche que peut effectuer un administrateur délégué est d'ajouter et d'enlever des utilisateurs à cette communauté.

• Utilisez le bouton + Ajouter (1) pour choisir et ajouter un utilisateur à la communauté.
• Vous pouvez aussi utiliser le champ recherche muni d'une loupe à droite pour chercher un utilisateur.
• Utilisez le bouton - Retirer (2) pour enlever l'utilisateur sélectionné à gauche. Il est aussi possible de donner les droits administratifs à un utilisateur en cochant la case correspondante.
  • Un administrateur ne peut se retirer lui-même de la liste d'administrateurs.

Il est à noter que pour qu'un utilisateur soit visible dans la liste des utilisateurs disponibles, il doit être membre d'au moins un groupe d'utilisateurs associé à cette communauté.

Utilisation des modèles

Les modèles offrent la possibilité de créer des espaces de partage en pré-configurant les entités qui en font partie. Un espace de partage se compose d'utilisateurs, d'un groupe et d'une communauté. Contrairement aux communautés, les espaces de partage ne dévoilent pas les détails de la configuration. Cette approche permet de mettre en œuvre rapidement un moyen de partager des fichiers pour les utilisateurs de la solution. L'utilisation des modèles permet d'appliquer des paramètres de configuration de façon transparente aux utilisateurs finaux. Ainsi, il est aisé d'attribuer des caractéristiques similaires aux espaces de partage sans exiger des administrateurs qu'ils apportent des modifications à la configuration.

La liste déroulante offrant la possibilité de sélectionner un modèle ne sera pas disponible si l'une des conditions suivantes est vraie :

1. Il n'y a pas de modèle.
2. Il n'y a qu'un seul modèle et celui-ci est le modèle par défaut.

Un modèle ce décrit en quatre entités :

1. Le modèle général qui comprend un modèle d'utilisateur, un modèle de groupe et un modèle de communauté. Il permet de regrouper logiquement les modèles d'entités.
2. Le modèle de communauté qui permet de regrouper les caractéristiques d'une communauté.
3. Le modèle de groupe qui permet de regrouper les caractéristiques d'un groupe.
4. Le modèle d'utilisateur qui permet de regrouper les caractéristiques d'un utilisateur.

Avertissement

Le modèle d'utilisateur diffèrent de celui de la communauté et du groupe. Certaine propriétés comme le mot de passe ne pourront être appliquées aux utilisateurs finaux.

La création d'un modèle est disponible uniquement aux administrateurs systèmes à partir du menu de gauche.

Utilisé le bouton Créer un modèle pour démarrer la création.

Une fois dans l'écran, l'administrateur peut sélectionner les différentes entités qui feront partie du modèle. Il n'est pas nécessaire de sélectionner toutes les entités, il sera toujours possible de les ajouter ou de les modifier par la suite. Seul le nom du modèle est obligatoire.

Avertissement

L'utilisation des modèles peut avoir des effets secondaires non anticipés. Par exemple, si un modèle devient une entité référée par un autre modèle, il pourrait s'avérer que les modèles s'altèrent en cours d'utilisation. Il est recommandé de ne pas utiliser de modèles d'entités qui sont référées par d'autres modèles d'entités.

Afin de créer le modèle, il est nécessaire de créer les modèles d'entités qui lui seront assignés. La création d'un modèle d'entités se fait exactement de la même façon qu'une entité régulière. Il suffit d'utiliser les écrans de création des utilisateurs, des groupes et des communautés.

Une fois le modèle créé, il est possible de le modifier en cliquant sur le bouton "Modifier" dans la liste des modèles.

Modèle par défaut

Le concept de modèle par défaut est conçu pour simplifier la sélection du modèle lors de la création de l'espace de partage. Pour de nombreuses organisations, il n'y aura qu'un seul modèle. Dans ce cas, il est possible de définir ce modèle comme étant le modèle par défaut. Ainsi, lorsqu'un espace de partage est créé, le modèle par défaut sera automatiquement sélectionné. Dans ce cas, la liste déroulante permettant de sélectionner un modèle ne sera pas disponible.

Affectation comme communauté par défaut

Une autre caractéristique spéciale peut être appliquée aux modèles. L'un des paramètres spéciaux pour un utilisateur consiste à lui attribuer une communauté (ou un espace de partage) par défaut. Dans de nombreux cas, l'utilisateur et l'espace de partage sont créés en même temps. En activant ce paramètre, l'utilisateur se verra attribuer un espace de partage lors de sa création. Cela évite aux administrateurs de devoir attribuer manuellement cette configuration à l'utilisateur.

Toutefois, ce paramètre ne s'applique qu'aux nouveaux utilisateurs. Les utilisateurs existants peuvent être ajoutés à un espace de partage, mais ne se verront pas attribuer l'espace de partage par défaut. Cette règle s'applique afin de ne pas altérer le fonctionnement de l'application pour les utilisateurs existants.

Cas d'utilisation simple

Le cas d'utilisation le plus simple est de créer un modèle qui consistera uniquement en un modèle d'utilisateur. Un espace de partage contient souvent une combinaison d'utilisateurs internes et externes (utilisateurs de l'extérieur de l'organisation utilisant la solution S-Filer). En appliquant un modèle simple ne contenant qu'un seul modèle d'utilisateur, nous nous assurons de contrôler les caractéristiques des utilisateurs qui seront associés à l'espace de partage.

Concrètement, on associera au modèle d'utilisateur des caractéristiques spécifiques visant à limiter sa capacité à modifier son profil d'utilisateur, ainsi qu'à limiter l'utilisation de sa boite de réception.

Lors de la création du modèle, nous allons nous assurer de sélectionner le modèle d'utilisateur que nous venons de créer. Les champs groupes et communautés resterons vides pour ce modèle.

Une fois l'espace de partage créé, la prochaine étape est d'inviter un nouvel utilisateur ne faisant pas partie de la solution S-Filer. Pour ce faire, nous allons utiliser le bouton "Ajouter un utilisateur" dans la liste des utilisateurs.

Note sur les utilisateurs existants

Pour ce cas d'utilisation, il est important de noter que les utilisateurs existants qui peuvent être invités dans cet espace de partage correspondront aux caractéristiques qui leur ont été attribuées lors de la création de leur compte dans la solution. Seuls les nouveaux utilisateurs invités dans l'espace de partage auront les caractéristiques du modèle d'utilisateur.

En inspectant l'utilisateur qui a été créé, nous pouvons voir que les caractéristiques du modèle d'utilisateur ont été appliquées.

Ce cas d'utilisation simple montre comment il est possible de créer un modèle d'utilisateur qui sera appliqué à tous les utilisateurs invités dans l'espace de partage. Il est possible de créer des modèles plus complexes qui seront composés de plusieurs entités. La section suivante illustre un de ces cas d'utilisation plus complexes.

Cas d'utilisation plus complexe

Un cas d'utilisation intéressant consiste à créer un modèle dans lequel il serait possible d'offrir une interface distincte entre les utilisateurs internes et externes. Cette approche permet une expérience utilisateur différente en fonction de l'origine de l'utilisateur. En outre, nous souhaitons appliquer des extensions aux espaces de partage afin de limiter les types de fichiers qui peuvent y être déposés. Sans l'utilisation du modèle, l'attribution d'une extension nécessiterait l'intervention systématique d'un administrateur.

Modèle de groupes

Pour ce cas d'utilisation, nous allons vouloir créer un modèle qui sera composé d'un groupe nommé : modèle-groupe-externe

Nous voulons que lors de la création de l'espace de partage, que les utilisateurs faisant déjà partie du groupe interne soient automatiquement assignés et nous voulons que les utilisateurs externes s'intégrant dans l'espace de Partage possèdent des caractéristiques différentes des utilisateurs internes. Pour arriver à faire cela, nous devons nous assurer que le groupe d'utilisateurs internes possède l'attribut "Assignation automatique". Cet attribut permet d'assigner automatiquement les utilisateurs faisant partie du groupe interne à la communauté. Ceux-ci possèdent un rôle offrant plus de privilèges que les utilisateurs externes. Ils possèdent déjà un profil avec lequel ils sont confortables. Il est donc inutile de leur offrir une interface différente.

Modèle d'utilisateurs

Nous allons aussi vouloir assigner à ce modèle un modèle d'utilisateur particulier qui s'appliquera aux utilisateurs externes : modèle-utilisateur-externe

Ce modèle d'utilisateur possède des caractéristiques distinctes des utilisateurs internes. Ils ont un rôle ayant des permissions plus limitées et un thème distincts permettant d'offrir une interface utilisateur épurée.

Modèle de communautés

La communauté qui servira de modèle devra donc avoir le groupe interne comme étant pré-assigné afin que tous les utilisateurs internes soient automatiquement assignés à la communauté.

Il est intéressant de profiter de la fonctionnalité d'auto-assignation. Cette fonctionnalité permet de s'assurer que tous les utilisateurs faisant partie du groupe d'utilisateurs interne seront automatiquement assignés à la communauté. Cette approche évite d'avoir à ajouter manuellement les utilisateurs internes à l'espace de partage. Dès l'instant où un utilisateur est ajouté au groupe interne, il sera automatiquement assigné à l'espace de partage.

Pour rendre la chose plus intéressante, une caractéristique supplémentaire sera appliquée à notre espace de partage. Cette caractéristique vise à assurer que les fichiers déposés dans celui-ci ne soient que des images. Pour ce faire, il est nécessaire d'utiliser une extension qui sera appliquer au modèle de communauté. Ainsi tous les espaces de partage utilisant ce modèle hériteront de cette caractéristique.

L'étape suivante est d'assigné la nouvelle extension à la communauté et de s'assurer que celle-ci est bien activée.

Recommandation

Il est recommandé d'utiliser une nomenclature particulière afin d'identifier les entités représentant les modèles. Une proposition serait de préfixer le nom des entités par "modèle-". Ainsi, il sera facile de distinguer les entités qui sont des modèles de celles qui ne le sont pas. Il est aussi important se spécifier que les entités référencées par un modèle ne pourront être supprimées. Il sera nécessaire de modifier le modèle afin de retirer la référence à l'entité avant de pouvoir la supprimer.

Les différents modèles maintenant en place, l'étape suivante est de procéder à la création de l'espace de partage. Cette étape doit être exécuté par un utilisateur régulier ayant les permissions nécessaires pour créer des espaces de partage. Le lien permettant la création des espaces de partages est disponible à partir du menu de gauche.

Une fois l'espace de partage créé, l'étape suivante est d'inviter un nouvel utilisateur ne faisant pas partie de la solution S-Filer. Pour ce faire, nous allons utiliser le bouton "Ajouter un utilisateur" dans la liste des utilisateurs. Une fois cette utilisateur invité, il possédera les caractéristiques du modèle d'utilisateur externe.

Ce cas d'utilisation plus complexe démontre comment les modèles permettent de sauver un nombre important d'étapes de gestion manuelles. Sans cette approche, il serait nécessaire de manuellement modifier chaque nouvel espace de partage afin de leur assigner une extension et d'appliquer des caractéristiques à chaque nouveaux utilisateurs. L'utilisation des modèles permet de créer des espaces de partage rapidement et de s'assurer que les caractéristiques de ceux-ci soient appliquées de façon uniforme.

Transferts en FTP, FTPS, SFTP

S-Filer Portal supporte l'utilisation des protocoles standards FTP, SFTP et FTPS. Il est donc possible d'utiliser des logiciels clients qui supportent ces protocoles pour ainsi accéder à votre compte S-Filer Portal et transférer des fichiers via ces protocoles.

Cette section aborde les différents protocoles utilisés pour faire les transferts.

• Transferts FTP
• Transferts FTPS
• Transferts SFTP

Transferts FTP

Le protocole FTP est supporté par S-Filer Portal, mais son utilisation n'est pas recommandée du fait que ce protocole n'est pas sécurisé. L'information, incluant le nom d'utilisateur, le mot de passe et les fichiers, qui circule sur un protocole FTP n'est pas chiffrée ce qui signifie que l'identité de l'utilisateur et le contenu du fichier envoyé ou reçu peuvent être interceptés par un tiers qui écouterait sur le fil de communication. Il est toutefois possible d'utiliser ce protocole à l'intérieur d'un réseau totalement sécurisé.

Pour être utilisé, le protocole FTP doit être configuré par l'administrateur. Par défaut, le port utilisé est le port 21. L'exemple suivant montre l'utilisation du client FTP de Windows XP.

Si le serveur multi protocoles S-Filer Portal est par exemple sur une machine nommée « acme », il est possible d'accéder au compte S-Filer Portal via l'explorateur Windows en tapant : <ftp://acme/. Une identification sera demandée via l'écran suivant :

Utilisez le même nom d'utilisateur et le même mot de passe utilisés pour l'identification au portail S-Filer Portal. Si le nom d'utilisateur provient d'un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d'un répertoire Active Directory), ajoutez ce nom de domaine à la suite du nom d'utilisateur. Par exemple, si le nom d'utilisateur est bsmith et que le domaine nommé okiok.com est utilisé, le nom d'utilisateur sera bsmith@okiok.com.

Une fois authentifié, l'utilisateur aura accès à ses fichiers et à ceux des communautés dont il est membre. Il est à noter que le nom des communautés utilisé en mode FTP est le nom court de la communauté et non sa description comme pour l'interface Web. Il est maintenant possible d'envoyer et de recevoir des fichiers via le protocole FTP.

Il est très important de sélectionner le bon domaine pour s'authentifier. Une fois authentifié, vous pourrez accéder aux communautés auxquelles vous êtes membres et accéder aux fichiers.

Note: En mode FTP, vous ne verrez que le nom abrégé des communautés et non la description.

Transferts FTPS

Le protocole FTPS est supporté par S-Filer Portal. Ce protocole est un protocole FTP sur un canal sécurisé. Il est fortement recommandé de remplacer le protocole FTP par celui-ci.

Pour être utilisé, le protocole FTPS doit être configuré par l'administrateur. Par défaut, le port utilisé est le port 990. L'exemple suivant montre l'utilisation du client FTPS « Core FTP ». Voici la configuration nécessaire pour se connecter au serveur :

Utilise le même nom d'utilisateur et le même mot de passe utilisés pour l'identification au portal S-Filer Portal. Si le nom d'utilisateur provient d'un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d'un répertoire Active Directory), ajouter ce nom de domaine à la suite du nom d'utilisateur. Par exemple, si le nom d'utilisateur est bsmith et que le domaine nommé okiok.com est utilisé, votre nom d'utilisateur sera bsmith@okiok.com.

Une fois authentifié, l'utilisateur aura accès à ses fichiers et à ceux des communautés dont il est membre. Il est à noter que le nom des communautés utilisé en mode FTPS est le nom court de la communauté et non sa description comme pour l'interface Web. Il est maintenant possible d'envoyer et de recevoir des fichiers via le protocole FTPS.

Note: Vérifiez votre configuration FTP pour vous assurer d'utiliser le bon nom de domaine.

Tous les transferts FTP et FTPS doivent utiliser le mode passif.

Voir ici-bas comment configurer le mode passif pour le fureteur FileZilla.

Si vous prévoyez utiliser des caractères accentués, vous devriez configurer votre client FTP ou FTPS en mode UTF8.

À votre première utilisation du mode FTPS, vous recevrez sans doute un message vous demandant de faire confiance au certificat émis pour S-Filer Portal. Vous devrez accepter.

Une fois que vous vous connectez de cette façon, vous pouvez accéder à vos propres fichiers ainsi que ceux de la communauté à laquelle vous appartenez. Vous pouvez télécharger et télécharger ces fichiers à l'aide FTPS.

Remarque: Lorsque vous utilisez FTPS, seul le nom court de chaque communauté apparait (et non la description).

Transferts SFTP

Le protocole SFTP est supporté par S-Filer Portal. Ce protocole est un protocole de transfert sécurisé sur une couche SSH. Il est recommandé de remplacer les protocoles FTP par celui-ci.

Pour être utilisé, le protocole SFTP doit être configuré par l'administrateur. Par défaut, le port utilisé est le port 22. L'exemple suivant montre l'utilisation du client SFTP « Core FTP ». Voici la configuration nécessaire pour se connecter au serveur :

Utilisez le même nom d'utilisateur et le même mot de passe utilisés pour vous authentifier à S-Filer Portal. Si le nom d'utilisateur provient d'un domaine externe à S-Filer Portal (si par exemple les utilisateurs proviennent d'un répertoire Active Directory), ajoutez ce nom de domaine à la suite du nom d'utilisateur. Par exemple, si le nom d'utilisateur est bsmith et le domaine nommé okiok.com est utilisé, le nom d'utilisateur sera bsmith@okiok.com.

Note: Vous assurer d'utiliser le bon nom de domaine, voir figure 36 pour les détails concernant les utilisateurs AD

Lors de la première utilisation via ce serveur, il sera demandé d'accepter la clé du serveur S-Filer Portal.

Vous pouvez également utiliser une authentification par clé SSH avec S-Filer Portal
Pour utiliser la méthode d 'authentification à clé publique, vous devrez fournir la clé privée dans le client SFTP. Pour FileZilla il est dans le cadre de SFTP pour ajouter l'authentification par clé publique.

Si vous utilisez l'authentification à clé publique en SSH, vous n'aurez pas à fournir un mot de passe.

Une fois que vous vous connectez de cette façon, vous pouvez accéder à vos propres fichiers ainsi que ceux de la communauté à laquelle vous appartenez. Vous pouvez télécharger et télécharger ces fichiers en utilisant SFTP. Remarque: Lorsque vous utilisez SFTP, seul le nom court de chaque communauté apparait (et non la description).

Opérations de transferts par CLI (Interface Ligne de Commandes)

S-Filer Portal permet l'utilisation d'un programme de type ligne de commande (Command Line Interface). Après installation sur le poste, il est possible de l'utiliser pour envoyer des fichiers vers un serveur S-Filer Portal.

Une fois installée, il est possible d'utiliser l'application directement sur une ligne de commande ou dans divers scripts. Dans le répertoire où se trouve l'application, la commande « sfiler » permet d'exécuter le programme.

La commande « sfiler --h » permet d'afficher toutes les options disponibles (en anglais seulement) :

Pour plus de détails sur comment utiliser l'application CLI voir le guide d'intégration