Guide d'utilisation de l'add-in Outlook
L'add-in Outlook n'apparaît que dans la fenêtre de composition de message, lors de la rédaction d'un nouveau courriel ou de la réponse à un courriel. Son objectif est de remplacer les pièces jointes par des liens S-Filer pour télécharger ces fichiers de manière sécurisée.
Si vous n'avez pas accès aux fonctionnalités de l'add-in décrites ci-dessous, vous devrez peut-être l'installer. Consultez la section Installation de l'add-in pour plus d'informations.
Ouverture de l'add-in
Il existe deux façons d'ouvrir le volet de l'add-in.
Cliquer sur la notification
Lorsque vous joignez un fichier à un courriel, un message de notification apparaît dans la fenêtre de composition. Cliquer sur la notification ouvrira le volet de l'add-in.
Cliquer sur le bouton de l'add-in
Le bouton se trouve dans le ruban de la fenêtre de composition. Cliquer sur le bouton ouvrira le volet de l'add-in.
Configuration d'un serveur S-Filer
Plusieurs organisations utilisent S-Filer pour sécuriser leurs fichiers et chacune d'entre elles constitue une instance distincte. L'add-in vous permet de sélectionner le serveur S-Filer que vous souhaitez utiliser et vous permet même de configurer plusieurs serveurs si vous interagissez avec plusieurs organisations utilisant S-Filer.
Ajouter un serveur S-Filer
Dans le volet de l'add-in, ouvrez le menu "Serveur" et sélectionnez "Se connecter à un nouveau serveur".
TIP
Si vous aviez déjà configuré un serveur, il est enregistré dans l'add-in. Dans ce cas, le menu "Serveur" affiche l'URL du serveur actif au lieu de "Serveur".
Dans le formulaire qui s'ouvre, saisissez l'URL du serveur S-Filer que vous souhaitez utiliser et cliquez sur "Se connecter".
TIP
Pour trouver l'URL du serveur :
- Vous pouvez copier un lien depuis une notification par courriel reçue du serveur S-Filer.
- Votre organisation peut avoir un lien vers le serveur S-Filer sur son intranet ou son site web et vous pouvez copier le lien à partir de là.
- Sinon, contactez le service informatique de votre organisation pour obtenir l'URL du serveur S-Filer.
Une boîte de dialogue s'ouvrira affichant la page de connexion du serveur S-Filer. Vous devez vous connecter comme vous le faites habituellement pour accéder à l'interface web S-Filer.
TIP
Vous pouvez utiliser un nom d'utilisateur et un mot de passe ou même des méthodes SSO comme "Se connecter avec Microsoft" ou "Se connecter avec Google" si elles sont configurées sur le serveur S-Filer.
Notez que la boîte de dialogue est ouverte par Outlook et ne partage pas vos identifiants SSO avec votre navigateur habituel, vous ne serez donc pas déjà connecté à Microsoft ou Google.
À la fin du processus de connexion, un formulaire de consentement vous demandera d'autoriser l'add-in à accéder aux informations de votre compte. Cliquez sur "Autoriser" pour permettre à l'add-in d'accéder aux informations de votre compte.
Se connecter à un serveur S-Filer existant
Si vous avez déjà configuré un serveur et avez sélectionné "Déconnexion", l'URL du serveur est toujours enregistrée mais sans les informations de compte. Vous pouvez vous reconnecter au serveur en cliquant sur le serveur dans la liste et en cliquant sur le bouton "Se connecter".
Vous suivrez ensuite les mêmes étapes que pour un nouveau serveur.
Utilisation de l'add-in
Sécuriser les pièces jointes
Tout d'abord, vous pouvez modifier les paramètres de rétention pour les fichiers téléversés. Il existe deux paramètres différents :
- La période de rétention définit la durée maximale pendant laquelle le fichier sera disponible pour le téléchargement.
- La période de rétention par défaut dépend de la configuration du serveur.
- Le nombre de téléchargements autorisés définit le nombre maximum de fois que le fichier peut être téléchargé.
- Lorsque ce paramètre n'est pas défini, il n'y a pas de limite sur le nombre de téléchargements.
Attention
Définir une petite limite pour le nombre de téléchargements peut causer des problèmes. Certains serveurs de messagerie ou filtres antispam téléchargent tous les liens dans les courriels pour les analyser. Lorsque cela se produit, ces téléchargements sont comptabilisés dans la limite et le destinataire pourrait ne pas être en mesure de télécharger le fichier.
De plus, lors de l'envoi d'un courriel à plusieurs destinataires, le nombre de téléchargements est partagé entre tous les destinataires. Si un destinataire télécharge le fichier plusieurs fois, cela compte dans la limite pour tous les destinataires. Pour cette raison, il n'est pas recommandé de définir une limite pour le nombre de téléchargements lors de l'envoi à plusieurs destinataires.
Une fois que vous avez sélectionné les bons paramètres de rétention, vous pouvez sécuriser vos pièces jointes en cliquant sur le bouton "Téléverser" à côté du nom de la pièce jointe.
La pièce jointe sera téléversée sur le serveur S-Filer et un lien vers le fichier sera affiché dans la fenêtre de composition. La pièce jointe "normale" sera supprimée de la fenêtre de composition.
TIP
Le lien est inséré dans le courriel, mais vous pouvez toujours écrire autour, après le téléversement. Vous pouvez également joindre d'autres fichiers au courriel à tout moment. Faites attention à ne pas modifier le lien car il pourrait ne pas fonctionner si vous modifiez le lien généré.
Envoyer un courriel avec des pièces jointes non sécurisées
Si vous tentez d'envoyer un courriel avec des pièces jointes non sécurisées, l'add-in affichera un message d'avertissement vous invitant à sécuriser les pièces jointes à l'aide de l'add-in. Vous pouvez choisir "Envoyer quand même" pour envoyer le courriel sans sécuriser les pièces jointes.
Télécharger un fichier
Lorsque le destinataire du courriel clique sur le lien, le fichier sera téléchargé sur son ordinateur. Mais les paramètres de sécurité seront respectés et le fichier sera chiffré. De plus, la période de rétention par défaut sera appliquée au fichier et le nombre de téléchargements pourra être limité.
Installation de l'add-in
Habituellement, l'add-in est déployé par votre administrateur et dans ce cas, vous n'aurez pas besoin de l'installer. Cependant, parfois votre administrateur rend l'add-in disponible pour être installé et dans ce cas, vous devrez l'installer.
Ouvrir la boîte de dialogue de gestion des add-ins
Application Outlook de bureau
Dans Outlook, cliquez sur le menu "Fichier" et sélectionnez "Gérer les compléments". Cela ouvrira une page web vers Outlook sur le web et ouvrira la boîte de dialogue pour gérer les add-ins.
Outlook sur le web
Dans Outlook sur le web, il n'y a pas de bouton pour aller directement à la bonne boîte de dialogue. Une fois connecté, cliquez sur le lien suivant pour ouvrir la boîte de dialogue : https://aka.ms/olksideload
Ajouter l'add-in lorsqu'il est géré par votre administrateur
Si votre administrateur a déployé l'add-in en mode "Disponible", vous devrez l'ajouter explicitement à votre compte.
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Géré par l'administrateur" et recherchez l'add-in S-Filer.
Cliquez sur le bouton "Ajouter".
Ajouter l'add-in en tant qu'add-in personnalisé
Même si votre administrateur n'a pas déployé l'add-in, vous pourriez être en mesure d'installer l'add-in en tant qu'add-in personnalisé selon les politiques de votre organisation.
Dans le menu de gauche, cliquez sur "Mes compléments".
Cliquez sur "Ajouter un complément personnalisé".
Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez "Ajouter à partir d'une URL..." et saisissez cette URL : https://static.okiok.com/sfiler/outlook/production/manifest.xml
TIP
Si "Ajouter à partir d'une URL..." n'est pas disponible, vous pouvez ouvrir le lien dans votre navigateur et télécharger le fichier manifest.xml. Ensuite, vous pouvez sélectionner "Ajouter à partir d'un fichier..." et téléverser le fichier manifest.xml.